Como calcular repasse de dentista sem discussão na clínica

Combinado 40%, coroa de R$ 1.800: o dentista espera R$ 720 e a clínica calcula R$ 420,80. Os dois estão certos. A diferença não está no percentual, está na base de cálculo, que ninguém colocou no papel antes do primeiro caso.

Repasse se calcula em cinco passos: valor efetivamente cobrado, menos custos diretos do caso, menos taxa do meio de pagamento, percentual acordado sobre o que sobrou e liberação proporcional ao que entrou no caixa. Este texto abre esses passos com dois exemplos fechados (uma coroa e um implante em duas etapas), lista os seis descontos que precisam estar decididos por escrito e entrega o modelo de extrato que encerra a conversa antes dela virar discussão.

Por que o repasse vira briga: o percentual está certo, a base é que não

A cena se repete em quase toda clínica com profissional associado. O dentista termina a coroa, olha a tabela (R$ 1.800), multiplica por 40% e espera R$ 720. No dia 10 cai R$ 462 na conta. Ele pergunta, a gestora explica que houve laboratório, material e desconto na negociação, e a resposta soa como improviso, porque nada disso foi combinado antes.

Repare que ninguém está discutindo o percentual. A briga é sobre o que entra e o que sai da base. Na prática, quatro itens concentram quase todo o atrito:

• Material: o que é rateio da clínica e o que é insumo específico do caso.
• Laboratório de prótese, incluindo o fluxo digital de escaneamento e fresagem.
• Taxa do meio de pagamento: cartão parcelado, antecipação de recebíveis e, no convênio, a diferença entre o que foi faturado e o que a operadora pagou.
• Desconto comercial dado na negociação para o caso fechar.

O princípio é simples: percentual sem base definida por escrito é combinado pela metade. E o custo desse combinado pela metade não é só financeiro. É a confiança do profissional que passa a conferir cada linha desconfiado, todo mês.

São três decisões que precisam ser fechadas, nesta ordem: qual é a base, qual é o momento do pagamento e quem paga o erro. O resto do artigo fecha as três.

Valor bruto ou valor líquido: as duas bases e quando cada uma cabe

Base bruta é o percentual aplicado sobre o valor cheio cobrado do paciente. Base líquida é o percentual aplicado depois de descontar os custos diretos daquele caso. As duas são legítimas. O que não pode é misturar as duas conforme a conveniência do mês.

A base bruta é mais simples e mais transparente, e por isso mesmo exige um percentual menor. Ela funciona bem em procedimentos de baixo custo direto: restauração, profilaxia, exodontia simples, raspagem, atendimento de urgência. Nesses casos, o insumo é quase todo rateio de consultório, e criar uma planilha de custo por caso gasta mais tempo de gestão do que economiza.

A base líquida vira praticamente obrigatória quando o procedimento carrega laboratório ou material de alto valor: prótese, implante, alinhador, cirurgia com enxerto. Aqui está o erro clássico, e ele é caro: aplicar 50% bruto numa prótese e descobrir, depois de pagar o laboratório, que a clínica ficou com menos que o profissional e ainda tem que cobrir cadeira, auxiliar, aluguel e imposto com o que sobrou.

A regra prática que resolve 90% das dúvidas: quanto maior o peso do custo direto no procedimento, mais o modelo precisa ser líquido, ou o percentual bruto precisa cair. Muitas clínicas resolvem isso com um modelo misto, definindo bruto para clínica geral e líquido para os grupos com laboratório. Não há problema nenhum nisso, desde que a tabela de grupos esteja anexada ao contrato.

O cuidado que não é financeiro

A regra de repasse mora no contrato de prestação de serviços ou no contrato de associação, com anexo de percentuais por grupo. Vale lembrar que a discussão de vínculo empregatício não nasce do fato de existir repasse, e sim dos elementos do artigo 3º da CLT: pessoalidade, habitualidade, onerosidade e, principalmente, subordinação. Exclusividade imposta, horário fixo determinado pela clínica, ordem sobre conduta e punição por falta são o tipo de arranjo que costuma aparecer em reclamatória na Justiça do Trabalho.

A forma de pagamento (RPA para autônomo, com INSS patronal e ISS, ou nota fiscal do profissional pessoa jurídica no Simples Nacional) e a estrutura societária precisam ser desenhadas com o seu contador e o seu advogado. Este artigo trata do cálculo e do controle, não substitui parecer jurídico, e as normas de exercício profissional do CRO e do CFO continuam valendo sobre responsabilidade técnica e publicidade, independentemente do modelo de remuneração escolhido.

Os 6 descontos que precisam estar decididos antes do primeiro repasse

Cada item abaixo já causou discussão em alguma clínica. Decida os seis de uma vez, escreva a frase correspondente no contrato e o assunto morre.

1. Material de consumo

Separe rateio de clínica (luva, sugador, sucção, anestésico, campo, esterilização) de insumo do caso (pino, enxerto, membrana, implante, cimento específico, bracket, alinhador). O rateio é custo da estrutura e sai da margem da clínica. O insumo do caso é rastreável até o paciente e entra na base líquida pelo valor da nota, sem acréscimo.

2. Laboratório de prótese

A nota do laboratório entra integral na base. Escreva também o que acontece no fluxo digital: escaneamento intraoral, envio do arquivo STL do caso e fresagem CAD/CAM têm custo, e ele é do caso, não do ar. Se a clínica comprou o scanner, defina se cobra um valor por caso escaneado ou se absorve o equipamento como custo fixo. As duas opções funcionam. A ausência de decisão é que não.

3. Taxa do meio de pagamento

Cartão de crédito parcelado e antecipação de recebíveis custam dinheiro. Decida se o profissional divide essa taxa proporcionalmente ao repasse ou se ela sai só da clínica. O critério mais defensável é dividir quando o parcelamento foi usado como argumento de venda do caso, porque o profissional se beneficiou do fechamento.

4. Convênio

Aqui moram três coisas diferentes que costumam ser tratadas como uma só: o valor da tabela do convênio, o valor efetivamente pago pela operadora e a glosa. O repasse de convênio precisa incidir sobre o valor pago, nunca sobre o valor faturado, e a glosa precisa ter tratamento definido (estorno no fechamento seguinte, com a guia identificada). Detalhe importante: guia glosada por erro de preenchimento administrativo não é responsabilidade do profissional; guia glosada por procedimento não coberto ou por documentação clínica incompleta é conversa que precisa acontecer caso a caso.

5. Desconto comercial

Se a recepção deu 10% para fechar o caso, esse desconto é dividido ou sai só da clínica? A regra saudável é: desconto autorizado dentro de uma alçada previamente combinada reduz a base para todo mundo; desconto acima da alçada, concedido sem aprovação, sai de quem concedeu. Isso, sozinho, disciplina a negociação na recepção.

6. Refazimento e garantia

Defina prazo (12 meses é o mais comum em prótese), defina o que é falha técnica e o que é responsabilidade do paciente (higiene, bruxismo sem placa, ausência em manutenção, trauma). Na falha técnica com refazimento de laboratório, o custo do novo trabalho entra como custo direto do caso original, reduzindo a base já paga, e o ajuste aparece como estorno no próximo extrato. Se o profissional que refaz é outro, escreva quem recebe pelo retrabalho.

O cálculo passo a passo: coroa de R$ 1.800 e implante de R$ 3.200

Os valores abaixo são ilustrativos e servem para mostrar o método. Rode com a sua própria tabela de custos, porque o número que importa é o custo real registrado, não a estimativa de cabeça de quem está com pressa no fechamento.

Os cinco passos

1. Valor efetivamente cobrado: tabela menos desconto comercial.
2. Subtrair os custos diretos do caso, item a item.
3. Subtrair a taxa do meio de pagamento sobre o valor recebido.
4. Aplicar o percentual acordado sobre a base líquida resultante.
5. Proporcionalizar por parcela recebida quando o tratamento foi parcelado.

Exemplo 1: coroa em cerâmica, tabela de R$ 1.800, repasse de 40%

Agora o contraste que fecha a discussão. Os mesmos 40% aplicados sobre o valor bruto de R$ 1.800 dariam R$ 720 de repasse e deixariam R$ 332 para a clínica. Mesmo percentual, mesmo procedimento, mesmo paciente, e uma diferença de quase R$ 300 na margem de contribuição de um único caso. Com R$ 332, a clínica ainda precisa pagar rateio de cadeira, auxiliar, aluguel, energia, recepção e imposto. Faça a conta do seu ponto de equilíbrio e veja se cabe.

Isso não significa que 40% bruto seja errado. Significa que 40% bruto em prótese é errado. É a mesma lógica de calcular o preço do procedimento sem chutar: sem custo direto conhecido, qualquer percentual é opinião.

Exemplo 2: implante unitário de R$ 3.200 em duas etapas

Aqui entram dois profissionais (cirurgião e protesista) e quatro parcelas de R$ 800 no cartão.

A divisão 60/40 entre etapas é uma escolha da clínica e precisa estar no anexo do contrato, junto com a lista de grupos de procedimento. O que não pode é definir a proporção depois que o caso aconteceu, porque aí sempre parece que alguém foi prejudicado.

Sobre o parcelamento: cada uma das quatro parcelas recebidas libera 25% do repasse, ou seja, R$ 142,96 por parcela. Com uma trava importante: a fatia de uma etapa só é liberada depois que a etapa foi executada. Se o paciente pagou três parcelas e a prótese ainda não foi instalada, o cirurgião já recebeu a parte dele e a fatia do protesista fica retida até a instalação. Escreva isso, porque é exatamente aqui que os casos longos travam.

Quando pagar: produção, recebimento e o tratamento parcelado

A segunda decisão é o momento. Existem dois regimes e uma variação.

Repasse por produção (regime de competência): paga na execução do procedimento, independentemente de o paciente ter pago. É simples de calcular e péssimo de sustentar, porque a clínica vira banco e assume a inadimplência sozinha. Em tratamento de R$ 3.200 parcelado em 10 vezes, a clínica antecipa o repasse inteiro e reza para o carnê ir até o fim.

Repasse por recebimento (regime de caixa): paga sobre o que efetivamente entrou. É o modelo mais usado e o mais defensável, porque alinha o risco. O profissional passa a ter interesse legítimo em paciente que paga, e a conversa sobre contas a receber deixa de ser assunto exclusivo da recepção.

Modelo proporcional: em tratamento longo, cada parcela recebida libera a fatia correspondente do repasse, como no exemplo do implante. É o desenho que resolve a maioria dos casos de odontologia com plano de tratamento fechado.

Ortodontia e convênio: os dois casos que fogem do padrão

Em ortodontia, a discussão é se o repasse acompanha a sessão comparecida ou a mensalidade recebida. Pagar por sessão comparecida é justo com o profissional e perigoso para a clínica, porque o paciente pode faltar três meses e voltar devendo. Pagar por mensalidade recebida é mais seguro no caixa, mas precisa de uma regra para o paciente adimplente que faltou. O arranjo mais equilibrado costuma ser mensalidade recebida com liberação condicionada ao atendimento realizado no ciclo, e a documentação do caso, incluindo a documentação ortodôntica completa, tratada como custo direto do início do tratamento.

No convênio, o repasse acompanha o pagamento da operadora, que costuma levar de 30 a 60 dias depois do faturamento das guias no padrão TISS. Pagar antes disso é financiar a operadora com o caixa da clínica. A glosa entra como estorno no fechamento seguinte, sempre com a guia identificada. Trabalhar com os códigos de procedimentos odontológicos corretos no faturamento reduz boa parte das glosas administrativas antes que elas virem estorno no bolso de alguém.

Datas e cancelamento

Defina por escrito três datas: corte (ex.: dia 30), pagamento (ex.: até o dia 10 do mês seguinte) e prazo de contestação do extrato (ex.: 5 dias úteis a partir do envio). Sem essas três datas, todo mês tem uma negociação nova.

E defina o que acontece quando o paciente cancela o tratamento no meio, com repasse já pago. O caminho mais limpo: devolução proporcional ao paciente calculada sobre o executado, e o repasse já liberado permanece com o profissional se o serviço foi prestado. Se houve reembolso integral por falha da clínica ou do profissional, o repasse correspondente é estornado no fechamento seguinte. Escreva a regra antes de precisar dela.

O extrato de repasse: o documento que encerra a discussão

Extrato bom não é o que mostra o total. É o que permite ao profissional refazer a conta sozinho e chegar no mesmo número. Cada linha precisa trazer:

• data do procedimento e data do recebimento;
• identificação mínima do paciente (iniciais ou código do prontuário);
• procedimento e código;
• valor de tabela e desconto aplicado;
• descontos discriminados um a um, não em bloco de "custos";
• base de cálculo, percentual e valor do repasse;
• estornos do período, com o caso de origem identificado.

O ponto crítico é a rastreabilidade: cada linha do extrato tem que bater com um lançamento do financeiro. Se o dentista não consegue conferir, ele desconfia, e desconfiança em repasse não se resolve com explicação, se resolve com documento.

Um cuidado que costuma passar batido: planilha de repasse carrega nome de paciente e procedimento, o que é dado pessoal sensível de saúde pela LGPD. Circular essa planilha por WhatsApp e email, com cópia para três pessoas e versões espalhadas em celulares, é criar um vazamento por descuido. O extrato deve viver em ambiente com acesso controlado por perfil de usuário, com cada profissional enxergando o que é do papel dele.

Três sinais de que o controle já quebrou: o fechamento leva dias, existem versões diferentes da mesma planilha circulando, e o número do financeiro não bate com o número do repasse.

Como sair da planilha paralela com vários profissionais na cadeira

A planilha paralela sempre desanda pelo mesmo motivo: ela é alimentada à mão, depois do atendimento, por alguém que já está fazendo outra coisa. O que não foi digitado não existe, e o procedimento que não existe não gera repasse nem cobrança. Com um profissional, dá para segurar. Com cinco na mesma cadeira e dois endereços, não dá.

O que precisa estar amarrado é a origem do dado, e são só três pontos: agenda por profissional, procedimento lançado no prontuário e recebimento registrado no financeiro. Se esses três acontecem no fluxo normal do atendimento, o repasse deixa de ser digitação nova e vira consequência. É a mesma lógica de gerenciar clínica com mais de uma unidade: quem opera em duas pontas com controle manual passa o mês reconciliando.

Vale acompanhar também os indicadores de desempenho da clínica em paralelo ao repasse: faturamento do mês, lucro estimado, valores a receber e ticket médio. São eles que mostram se o percentual acordado ainda cabe. Percentual de repasse não é decisão de uma vez na vida, é decisão com data de revisão.

É esse encaixe que o Transfermed cobre na parte de gestão: agenda por profissional e por sala, prontuário eletrônico, financeiro com contas a receber, faturamento de convênios com guias TISS, relatórios gerenciais, acesso por perfil de usuário e matriz e filiais na mesma conta, quando o mesmo dentista atende em dois endereços. O cadastro é gratuito e leva poucos minutos, sem cartão. Uma ressalva honesta: o sistema entrega a base numérica confiável (o que foi executado, o que foi recebido, o que está a receber), mas a política de repasse continua sendo uma decisão da clínica. Nenhum software combina percentual por você.

Checklist: a política de repasse da sua clínica em uma página

1. Base de cálculo por grupo de procedimento: clínica geral, prótese, implante, ortodontia, cirurgia. Bruta ou líquida, definida grupo a grupo.
2. Lista fechada do que é desconto do caso e do que é custo da clínica, com os seis itens deste artigo resolvidos.
3. Percentual por grupo e por profissional, com data de revisão anual definida em calendário.
4. Momento do pagamento: por recebimento, proporcional às parcelas, com trava de etapa executada.
5. Calendário: data de corte, data de pagamento e prazo de contestação do extrato.
6. Refazimento, garantia e desconto comercial: prazo, alçada de desconto e quem paga o retrabalho.
7. Convênio: repasse sobre valor pago, prazo da operadora e tratamento da glosa como estorno identificado.
8. Modelo de extrato com descontos discriminados e rastreabilidade até o lançamento financeiro, em ambiente com acesso por perfil.
9. Formalização por escrito no contrato, com anexo de percentuais, revisado com contador e advogado.

Nada nessa lista é complicado. O que é difícil é decidir depois que o caso já aconteceu, com o dinheiro na mesa e as duas partes convencidas de que estão certas. Repasse combinado por escrito, com extrato conferível, devolve o assunto para onde ele deveria estar desde o começo: a cadeira.

Perguntas frequentes

O repasse do dentista é calculado sobre o valor bruto ou sobre o valor líquido do procedimento?

Depende do peso do custo direto no procedimento. Em procedimentos de baixo custo direto (restauração, profilaxia, exodontia simples), a base bruta funciona bem e é mais transparente, desde que o percentual seja menor. Em prótese, implante, alinhador e cirurgia, o correto é base líquida, descontando laboratório, componentes, material específico do caso e taxa do meio de pagamento antes de aplicar o percentual. O que não pode é alternar entre as duas conforme a conveniência do mês.

Qual é a porcentagem de repasse mais usada em clínicas odontológicas?

A faixa que circula no mercado costuma ficar entre 30% e 50%, mas esse número isolado não diz nada, porque 40% sobre o bruto e 40% sobre o líquido produzem resultados completamente diferentes. Numa coroa de R$ 1.800 com R$ 480 de laboratório, os mesmos 40% geram quase R$ 300 de diferença na margem da clínica conforme a base escolhida. Defina primeiro a base e os descontos, depois negocie o percentual por grupo de procedimento.

Quando a clínica deve pagar o repasse: no atendimento ou quando o paciente pagar?

O modelo mais usado e mais defensável é o repasse por recebimento, em regime de caixa: a clínica paga sobre o que efetivamente entrou no caixa. Pagar por produção significa antecipar o repasse e assumir sozinha toda a inadimplência do tratamento parcelado. Defina no contrato a data de corte, a data de pagamento e o prazo para o profissional contestar o extrato.

Como calcular o repasse quando o paciente parcela o tratamento em várias vezes?

Calcule a base líquida do caso inteiro uma única vez (valor cobrado menos custos diretos menos taxa do meio de pagamento), aplique o percentual e libere a fatia correspondente a cada parcela recebida. Num implante de R$ 3.200 em quatro parcelas, cada parcela libera 25% do repasse. Em tratamentos com etapas, acrescente a trava de que a fatia de uma etapa só é liberada depois que ela foi executada.

Quem paga o custo do refazimento de uma prótese: a clínica ou o dentista?

Isso precisa estar definido antes do primeiro caso, com prazo de garantia (12 meses é o mais comum) e critério claro do que é falha técnica e do que é responsabilidade do paciente, como higiene inadequada, bruxismo sem placa, ausência nas manutenções ou trauma. Na falha técnica, o custo do novo trabalho de laboratório costuma entrar como custo direto do caso original e aparece como estorno no fechamento seguinte, sem gerar novo repasse. Se outro profissional refaz o trabalho, escreva também quem recebe pelo retrabalho.

Como descontar a taxa e a glosa do convênio do repasse do profissional?

O repasse de convênio deve incidir sobre o valor efetivamente pago pela operadora, nunca sobre o valor faturado na tabela, e só depois que o pagamento entrar, o que costuma levar de 30 a 60 dias após o envio das guias no padrão TISS. A glosa entra como estorno no fechamento seguinte, sempre com a guia identificada no extrato. Vale diferenciar glosa por erro administrativo de preenchimento, que é da clínica, de glosa por documentação clínica incompleta, que exige conversa caso a caso.

Como controlar o repasse de vários dentistas sem manter uma planilha paralela?

A planilha paralela quebra porque é preenchida à mão depois do atendimento, e o que não foi digitado não existe. A saída é amarrar a origem do dado: agenda por profissional, procedimento lançado no prontuário e recebimento registrado no financeiro, de modo que o extrato de repasse seja consequência e não digitação nova. Sistemas de gestão como o Transfermed reúnem esses três pontos na mesma base, com acesso por perfil de usuário, o que também protege dados de paciente que hoje circulam em planilhas por WhatsApp.